Wie Sie wissen, muss jede personelle Veränderung im Verwaltungsrat innerhalb von 30 Tagen beim Unternehmensgericht hinterlegt werden. Das Gericht kümmert sich dann um die Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt.
Sie können jedoch selbst dafür sorgen, dass Sie dies so selten wie möglich tun müssen und damit Zeit und Geld sparen.
Mandatsdauer
In der Satzung haben Sie die Möglichkeit:
- für die Mandatsdauer der Verwalter eine bestimmte Dauer, also X Jahre, anzugeben oder
- Sie wählen die Formulierung „Verwalter werden von der Generalversammlung der Mitglieder für unbestimmte Dauer gewählt.“
Gehören Sie zu den VoGs, die bei jeder Wahl feststellen, dass dieselben Personen wiedergewählt wurden? Dann macht es Sinn, dass Sie über die zweite Formulierung nachdenken. Denn wenn in Ihrer Satzung beispielsweise steht, dass die Verwalter für zwei Jahre gewählt werden, dann bedeutet dies, dass Sie auch alle zwei Jahre alle Vertreter des Verwaltungsrates kostenpflichtig beim Unternehmensgericht hinterlegen müssen, damit sie im Staatsblatt veröffentlicht werden. Das gilt auch, wenn dieselben Vertreter wiedergewählt wurden. Denn durch diese Formulierung in der Satzung gilt das Mandat nach zwei Jahren als beendet.
Die erneute Hinterlegung und Veröffentlichung im Staatsblatt kostet Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Wählen Sie Ihre Verwalter auf unbestimmte Dauer, gibt es zwei Möglichkeiten für erneute Wahlen:
- Entweder tritt ein oder treten mehrere Verwalter freiwillig zurück oder
- ein oder mehrere Verwalter werden von der Generalversammlung abgewählt.
Nur in diesen Fällen sind eine erneute Hinterlegung sowie kostenpflichtige Veröffentlichung notwendig.
Rollenverteilung
Ähnliches gilt für die Verteilung der Rollen innerhalb des Verwaltungsrates. Grundsätzlich gilt: Die Generalversammlung ist für die Wahl der Verwalter zuständig.
Der Verwaltungsrat kann jedoch selbst die Aufgabenverteilung vornehmen und bei Bedarf bestimmte Rollen vergeben. Dies bedeutet, dass die Verteilung eventueller Rollen nicht zwangsläufig im Staatsblatt veröffentlicht werden muss. Das wiederum hat den Vorteil, dass einmal gewählte Verwalter ihre Rollen untereinander tauschen können, ohne dass eine erneute Hinterlegung und Veröffentlichung notwendig werden.
Dazu wählen Sie ebenfalls eine andere Formulierung in der Satzung: Statt „Das Verwaltungsorgan wählt unter seinen Mitgliedern einen Vorsitzenden, einen Schriftführer und einen Kassenführer (oder andere Rollen).“ schreiben Sie „Das Verwaltungsorgan führt gemeinsam die Geschäfte der Vereinigung, ohne unter den Verwaltern bestimmte Funktionen zu vergeben.“
Achtung: Wenn Sie in der Satzung schreiben, dass Sie Rollen vergeben, diese dann jedoch nicht mit Namen veröffentlichen, könnte es sein, dass Ihre Bank dies nicht akzeptiert und eine Veröffentlichung der Rollenzuweisung einfordert.