Sitzung vom 2. Februar 2017

Beschluss der Regierung zur Genehmigung des Vergabebeschlusses des öffentlichen Auftrags zur Entwicklung einer neuen Anwendung für die Verwaltung der Kandidaturen und die Übermittlung der Wahlergebnisse

1. Beschlussfassung:

Die Regierung genehmigt den Vergabebeschluss des öffentlichen Auftrags zur Entwicklung einer neuen Anwendung für die Verwaltung der Kandidaturen und die Übermittlung der Wahlergebnisse an die Firma CIVADIS sa.

Die Vize-Ministerpräsidentin, Ministerin für Kultur, Beschäftigung und Tourismus wird mit der Durchführung des vorliegenden Beschlusses beauftragt.

2. Erläuterungen:

2.1. Hintergrund

In Anwendung von Artikel 139 der Verfassung wurde ab dem 1. Januar 2015 unter anderem die Zuständigkeit für die Organisation der Wahl der Gemeindeorgane von der Wallonischen Region an die Deutschsprachige Gemeinschaft übertragen.

In der Vergangenheit bestanden Zusammenarbeitsabkommen zwischen dem Föderalstaat und den Regionen zur Regelung verschiedener mit den Wahlen verbundener Aspekte. Darunter auch die digitale Übermittlung der Wahlergebnisse. Weil der diesbezügliche Vertrag ausläuft, muss eine neue Anwendung entwickelt werden und es bietet sich an, dies gemeinsam mit den anderen zuständigen Behörden zu verwirklichen. Eine gemeinsame Anwendung kann Größenvorteile ermöglichen und zur Benutzerfreundlichkeit für die Akteure des Wahlverfahrens beitragen.

2.2. Zusammenarbeitsabkommen

Am 3. November 2015 wurde das Zusammenarbeitsabkommen (ZA) zwischen dem Föderalstaat (FÖD Inneres und FÖD Auswärtige Angelegenheiten), der Wallonischen Region, der Flämischen Region, der Region Brüssel-Hauptstadt und der Deutschsprachigen Gemeinschaft über die Entwicklung einer neuen Anwendung für die Verwaltung der Kandidaturen und die Übermittlung der Wahlergebnisse unterzeichnet.

Artikel 1 des ZA sieht einen gemeinsamen öffentlichen Mischauftrag vor, der ein einziges Los umfasst, das aus vier Posten besteht.

Posten 1 (fester Abschnitt): Entwicklung der neuen Anwendung für die Übermittlung und Verarbeitung der Wahldaten.
Die Anwendung muss den Bestimmungen der verschiedenen Wahlrechtsvorschriften entsprechen.

Posten 2 (fester Abschnitt): Entwicklung einer neuen Website für die Veröffentlichung der Wahlergebnisse

Posten 3 (bedingter Abschnitt): Zentrale Beschaffungsstelle in Bezug auf die Verwendung der neuen Anwendung (Lieferung, technische Unterstützung,…) und die Weiterentwicklung der Anwendung

Posten 4 (bedingter Abschnitt): Zentrale Beschaffungsstelle in Bezug auf die Verwendung und Weiterentwicklung einer neuen Veröffentlichungswebsite

Der Föderale Öffentliche Dienst Inneres wird in dem Abkommen als leitender Dienst bestimmt.

Die Aufteilung der Kosten wird in Artikel 2 des ZA detailliert:

Posten 1 wird zu 60% vom Föderalstaat und zu 40% von den föderierten Teilgebieten gedeckt.

Die Verteilung der oben erwähnten 40% zwischen den föderierten Teilgebieten erfolgt im Verhältnis zur Anzahl Wähler, die in jedem föderierten Teilgebiet bei den Regional- und Gemeinschaftswahlen vom 25. Mai 2014 eingetragen waren. Nimmt ein föderiertes Teilgebiet nicht am ZA teil, wird sein Anteil vom Föderalstaat (FÖD Inneres) übernommen,

Die Kosten für Posten 2 werden vom Föderalstaat übernommen.
Beschließen eine oder mehrere andere Parteien jedoch, dieselbe im Rahmen von Posten 2 entwickelte Plattform zur Veröffentlichung der Wahlergebnisse ebenfalls zu verwenden, wird die Verteilung der Kosten für diesen Posten 2 zwischen dem Föderalstaat und diesen Parteien in einem Addendum zum Abkommen bestimmt,

Die Kosten für Posten 3 werden individuell von jeder Partei, im Rahmen der Wahlen, die sie organisiert, übernommen,

Die Kosten für Posten 4 werden vom Föderalstaat übernommen.
Beschließt eine andere Partei jedoch, dieselbe im Rahmen von Posten 2 entwickelte Plattform zur Veröffentlichung der Wahlergebnisse ebenfalls zu verwenden, übernimmt sie individuell die Kosten für die in Posten 4 vorgesehenen Leistungen im Rahmen der Wahlen, die sie organisiert.

Die Vergabe erfolgt gemäß Artikel 3 §2 des ZA in gegenseitigem Einvernehmen zwischen den Parteien, die den Auftrag einleiten, auf Vorschlag der Lenkungsgruppe und nach Stellungnahme der technischen Gruppe.

Artikel 5 §1 des ZA besagt, dass alle Parteien, oder zumindest zwei unter ihnen, darunter die Föderalbehörde, durch einen formellen Beschluss der betroffenen Regierung die Ausführung von Posten 3, der ein bedingter Abschnitt des Auftrags ist, notifizieren können.

2.3. Werdegang

Ende Oktober 2015 wurde eine europäische Ausschreibung veröffentlicht um die öffentliche Auftragsvergabe zu starten.

Die Bewertungskommission (die für diesen Auftrag eingerichtet wurde) hat die 10 eingereichten Kandidaturen geprüft. Nach einer Analyse dieser gemäß den in der Ausschreibung erwähnten Kriterien wurden alle Kandidaturen berücksichtigt. Am 24. Dezember 2015 wurde diesen Kandidaten das Lastenheft übermittelt.

Die 10 berücksichtigten Kandidaten hatten bis zum 8. März 2016 Zeit, ein Angebot einzureichen.

An diesem Datum wurden zwei Angebote erhalten:

Mit beiden Unternehmen wurden anschließend Verhandlungen geführt. Zum Ende der Verhandlungen wurde den Firmen am 29. Juni 2016 ein Brief geschickt, mit der Aufforderung ihr Best and Final Offer (BAFO) spätestens für Donnerstag, 15. September 2016 einzureichen.

2.4. Best and Final Offers

CIVADIS sa und IVU haben für den 15. September 2016 ein BAFO eingereicht.

Es ist jedoch aufgefallen, dass das BAFO der Firma IVU nicht vollständig war, und somit für unregelmäßig erklärt werden musste.

Lediglich das BAFO von CIVADIS sa ist ordnungsgemäß und wurde somit in Hinsicht auf die Vergabekriterien des Lastenhefts geprüft.

In dem Bewertungsbericht der BAFOs kommt die Bewertungskommission zu dem Schluss, dass das BAFO der Firma CIVADIS sa den Anforderungen des Lastenhefts entspricht und das einzige reguläre BAFO für diese öffentliche Auftragsvergabe ist. Somit hat die Bewertungskommission, welche für diese öffentliche Auftragsvergabe eingerichtet wurde, empfohlen, den Auftrag an die Firma CIVADIS sa zu erteilen.

3. Finanzielle Auswirkungen:

Der mit Gründen versehene Vergabebeschluss sieht einen zu genehmigenden Auftragswert von 3.536.773,13 EUR (MwSt. inbegriffen) für Posten 1 vor. Auch die Kosten für Posten 2 werden an dieser Stelle erwähnt. Zu den Kosten für die Posten 3 und 4 werden jedoch keine Angaben gemacht.

Anhand der im Zusammenarbeitsabkommen erklärten Aufteilung der Kosten beläuft sich der von der DG zu tragende Betrag für den festen Posten 1 auf 8.808,34 EUR.

Die Preise für die verschiedenen Optionen des Posten 3 (bedingter Abschnitt) könnten sich auf bis zu 342.286,86 EUR (MwSt. inbegriffen ; insofern die DG alle Optionen in Anspruch nimmt und ohne die Kosten, die noch für Server anfallen können) belaufen. Die eventuellen Ausgaben für Posten 3 betreffen das Jahr 2018. Da es sich hierbei jedoch um einen bedingten Posten handelt, ist die DG nicht verpflichtet, diese Optionen zu diesen Preisen in Anspruch zu nehmen. Somit müssen vorerst lediglich die Kosten für Posten 1 genehmigt werden, da dies ein fester Posten ist und die DG sich, insofern sie den Vergabebeschluss genehmigt, zu den oben genannten Ausgaben von 8.808,34 EUR verpflichtet.

Sollte die DG die Website zur Veröffentlichung der Wahlresultate (Posten 2) ebenfalls verwenden, müsste wie in Punkt 2.2 erwähnt ein Addendum zum ZA beschlossen werden. Die in diesem Fall für die Posten 2 und 4 anfallenden Kosten (siehe Punkt 2.2) können noch nicht eingeschätzt werden.

Die Ausgabe von 8.808,34 EUR kann mit den Mitteln des Haushalts 2017, OB 20.14 Zw. 12.11 gezahlt werden.

4. Gutachten:

Das Gutachten des Finanzinspektors vom 20. Januar 2017 liegt vor.

5. Rechtsgrundlage:

Artikel 139 der Verfassung

Gesetz vom 31. Dezember 1983 über institutionelle Reformen für die Deutschsprachige Gemeinschaft, Artikel 55bis, eingefügt durch das Gesetz vom 5. Mai 1993 und abgeändert durch das Gesetz vom 6. Januar 2014

Dekret vom 1. Juni 2004 über die Ausübung gewisser Zuständigkeiten der Wallonischen Region im Bereich der untergeordneten Behörden durch die Deutschsprachige Gemeinschaft, abgeändert durch das Dekret vom 5. Mai 2014

Gesetz vom 15. Juni 2006 über öffentliche Aufträge und bestimmte Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge