Sitzung vom 14. Juli 2016

Vergabe eines Dienstleistungsauftrags im Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung zur Weiterentwicklung des Kulturerbearchivs der Deutschsprachigen Gemeinschaft zur Nutzung durch externe Anwender

1. Beschlussfassung :

Die Regierung beschließt die Vergabe eines Dienstleistungsauftrags im Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung zur Weiterentwicklung des Kulturerbearchivs der Deutschsprachigen Gemeinschaft zur Nutzung durch externe Anwender an die Demetec PgmbH, Eupen.         

Die für Denkmalschutz zuständige Ministerin wird mit der Durchführung dieses Beschlusses beauftragt.

2. Erläuterungen :

2.1. Kontext

Im Rahmen der Zuständigkeiten Denkmalschutz, Archäologie und Kultur verfügt das Ministerium über eine große Anzahl an Objekten. Dabei handelt es sich um archäologische Funde, Bilder, Skulpturen, Karten, Akten, Fotos, Bücher und Architektenpläne. 2008 wurde entschieden, diese Objekte zu digitalisieren. Insgesamt wurden 33.000 Objekte digitalisiert. Zur Verwaltung dieses digitalen Bestands wurde die Firma Demetec 2010 damit beauftragt, eine maßgeschneiderte Datenbank (Kulturerbearchiv) anzulegen. Darüber hinaus erhielt die Firma den Auftrag, ein Themenportal im Content-Management-System des Ministeriums anzulegen und die Customized-Module zu programmieren, um die Archivdaten nahtlos einzubinden. 2011 ist das Kulturerbeportal (Internetseite) der Deutschsprachigen Gemeinschaft online gegangen, das sich direkt aus dem Kulturerbearchiv (Datenbank) speist.                        

Im Laufenden Arbeitsprogramm 2014-2019 hat die Regierung das Projekt „MDG Denkmalschutz 03 - Quellensicherung: Nutzung des Kulturerbeportals durch externe Träger des Kulturerbes“ vorgesehen: „Im Rahmen des REK-II-Zukunftsprojekts "Geschichte erleben" soll die historische Arbeit weiter unterstützt werden. Geplant sind:

•    die Sicherung bisher wenig beachteter Quellen (Film, Ton, Oral History, Privatarchive),

•    die DG als Raum der historischen Forschung zugänglicher zu machen,

•    die historische Arbeit in Schulen, Geschichtsvereinen und gesellschaftlichen Initiativen zu stärken,

•    das dialogische Erinnern mit den Nachbarregionen, Grenz- und Minderheitenregionen zu intensivieren und

•    die Präsenz von Geschichte über neue Medien und innovative Wege zu verstärken.

Koordinationsort dieser Bemühungen wird eine beim Staatsarchiv angesiedelte Plattform von regionalhistorischen Akteuren sein, die dem Austausch, der Koordination und der Umsetzung dient. Als technische Plattform, insbesondere für die Quellensicherung, soll hierfür auf das DG-Kulturerbearchiv zurückgegriffen werden: Das Kulturerbearchiv ist eine Datenbank, die der Sicherung der fotografischen Quellen und Dokumente des Archivs (Denkmalschutz, Archäologie, immaterielles Kulturerbe und Kunstsammlung) dient. Bisher hat nur das Ministerium der DG Daten in das Archiv eingespeist. Die Software wurde allerdings bewusst so angelegt, dass auch externe Nutzer, wie Museen und Geschichtsvereine, die Möglichkeit haben, dieses Instrument zur Datensicherung  zu nutzen. Aus diesem Archiv generiert sich die Webseite des Kulturerbeportals.

 

Zur Unterstützung des Prozesses zur Quellensicherung sollen externe Träger wie Geschichtsvereine, Museen oder das neu gegründete Zentrum für Regionalgeschichte vom Ministerium bei der Einpflege ihrer Daten in das Kulturerbearchiv begleitet werden.“

 

2.2. Gegenstand des Auftrags

 

Eine Arbeitsgruppe bestehend aus Vertretern des Zentrums für Regionalgeschichte, des Fachbereichs Kommunikation und des Fachbereichs Kultur hat sich mit den erforderlichen Anpassungen des Kulturerbearchivs befasst, um dieses auch externen Nutzern wie Museen und Geschichtsvereinen zugänglich zu machen.

 

Der vorliegende Auftrag zur Weiterentwicklung der Datenbank besteht in folgenden Leistungen:

  1. Anpassung bestehender Objektkategorien und Unterstrukturen an die Bedarfe der externen Partner;

  2. Entwicklung eines Intranets und Open Intranets;

  3. Upgrade der Datenbank um die Anwendung „DLS Mediathek“, d.h. die Volltextindexierung in CTM oder SRT-Format von Texten und audiovisuellen Medien;

  4. Ausbau der aktuellen Suchfunktion, um eine höchstmögliche Trefferquote sowohl bei Expertenanfragen als auch „intuitiver Suche“ durch Laien zu gewährleisten.

2.3. Vergabeverfahren

Gemäß Artikel 26 § 1 Nr. 1 Buchstabe f) des Gesetzes vom 15. Juni 2006 über öffentliche Aufträge und bestimmte Bau‑, Liefer‑ und Dienstleistungsaufträge soll der Auftrag im Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung vergeben werden.

Für die Vergabe des Auftrags kommt aus technischen Gründen und aufgrund des Schutzes von ausschließlichen Rechten einzig das Unternehmen Demetec in Frage.

Es handelt sich um die Weiterentwicklung einer bestehenden Datenbank, dem so genannten Kulturerbearchiv. Diese Datenbank wurde 2010-11 als DLS-Anwendung („Distributed local Services“) programmiert. DLS ist ein CRM-gestütztes („Content Relation Management) Objektframework. Das Objekt bildet das zentrale Element der Datenbank, das alle Grundinformationen enthält. Das System verfügt neben allen gängigen Webapplikationen über Funktionalitäten wie QR-Code, Georeferenzierung (GIS), flexible Unterstrukturen und Datenmodelle, Mandantenverwaltung sowie ein flexibles Rechte- und Zugangssystem. 

Die Weiterentwicklung der Datenbank muss aus Kompatibilitätsgründen im bestehenden DLS-System erfolgen, um diese Datenbank weiterhin nutzen zu können. Hinzu kommt dass es sich beim DLS-System um eine Eigenentwicklung der IT-Firma Demetec handelt, so dass der vorliegende Auftrag nur von dieser Firma ausgeführt werden kann. Alternativ zu dem vorliegenden Auftrag könnte nur die Entwicklung einer komplett neuen Datenbank in Auftrag gegeben werden, was zum einen mit erheblichen Mehrkosten verbunden wäre und zum anderen nicht anzuraten ist, da das aktuelle System zur Zufriedenheit aller Anwender läuft und die bereits angelegten Datensätze erst aus der aktuellen Datenbank exportiert und in das neue System importiert werden müssten.

3. Finanzielle Auswirkungen :

Die Firma Demetec hat am 21.06.2016 das folgende Angebot abgegeben:

 

 

Preis o. MWSt.

Preis inkl. MWSt.

Leistungs-paket zur Nutzung des Archivs durch Externe

Erweiterung des Kulturerbe-Archivs

11.800,00 €

14.278,00 €

Aufbau Intranet

28.200,00 €

34.122,00 €

Intranet-Schulung der Nutzer, max. 8 Personen

450,00 €

544,50 €

Betreuung der Nutzer, 120 Stunden Kontingent

11.400,00 €

13.794,00 €

Implementierung "Wortnetz Kultur"

12.450,00 €

15.064,50 €

Leistungs-paket zum Software-update von DG-DLS

OCR/Finereader ICR

18.040,00 €

21.828,40 €

Aufbau und Integration der DLS Mediathek

28.650,00 €

34.666,50 €

 

Total

110.990,00 €

134.297,90 €

 

Das Gesamtangebot beläuft sich auf die Summe von 134.297,90 EUR inkl. MWSt. Bei den verschiedenen Leistungen ist zwischen der eigentlichen Entwicklung des Kulturerbeportals zwecks Nutzung durch externe User (77.803,00 EUR inkl. MWSt.) und einem Upgrade des gesamten DLS-Systems der Deutschsprachigen Gemeinschaft durch den Ankauf verschiedener Softwarelizenzen (56.494,90 EUR inkl. MWSt.) zu unterscheiden. Das Leistungspaket 1 zur Nutzung des Archivs durch Externe wird über OB 40 PR 21 ZW 12.11 und das Leistungspaket 2 mit dem Softwareupdate wird über den OB 20 bezahlt.

4. Gutachten :

Ein Gutachten der Finanzinspektion vom  4. Juli 2016 liegt vor.

5. Rechtsgrundlage :

Gesetz vom 15. Juni 2006 über öffentliche Aufträge und bestimmte Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge;

Königlicher Erlass vom 15. Juli 2011 über die Vergabe öffentlicher Aufträge in den klassischen Bereichen;

Königlicher Erlass vom 14. Januar 2013 zur Einführung der allgemeinen Ausführungsregeln der öffentlichen Aufträge und öffentlichen Baukonzessionen;

Gesetz vom 17. Juni 2013 über die Begründung, Unterrichtung und Rechtsmittel im Bereich öffentlicher Aufträge und bestimmter Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge;

Dekret vom 25. Mai 2009 über die Haushaltsordnung der Deutschsprachigen Gemeinschaft;

Erlass der Regierung vom 15. Juni 2011 zur Ausführung des Dekretes vom 25. Mai 2009 über die Haushaltsordnung der Deutschsprachigen Gemeinschaft;

Erlass der Regierung vom 15. Juni 2011 zur Ausführung des Dekretes vom 25. Mai 2009 über die Haushaltsordnung der Deutschsprachigen Gemeinschaft;

Dekret vom 7. Mai 2007 über die Förderung der Museen sowie der Veröffentlichungen im Bereich des Kulturerbes

Dekret vom 23. Juni 2008 über den Schutz der Denkmäler, Kleindenkmäler, Ensembles und Landschaften sowie über die Ausgrabungen