Sitzung vom 11. Februar 2016

Vereinbarungsprotokoll bezüglich eines Rahmenabkommens über ein Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung der Zurverfügungstellung einer Anwendung für die Verwaltung der elektronischen Überwachung und die Materiallieferung in Bezug auf die elektronische Überwachung

1. Beschlussfassung:

Die Regierung genehmigt die begründete Entscheidung der Flämischen Gemeinschaft, um den noch offenen Angebotsaufruf bezüglich der Zurverfügungstellung einer Anwendung für die Verwaltung der elektronischen Überwachung und die Materiallieferung in Bezug auf die elektronische Überwachung ohne Auftragnehmer abzuschließen;

Die Regierung genehmigt den Vorschlag ein Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung zur gleichen Sache mit einer einzigen Firma dessen Angebot das qualitative Auswahlverfahren des offenen Angebotsaufrufs bestanden hat, und dies aufgrund der Bestimmung des Artikel 26, §1, 1°, e des Gesetzes vom 15. Juni 2006 über öffentliche Aufträge in die Wege zu leiten;

Die Regierung genehmigt das Vereinbarungsprotokoll bezüglich eines Rahmenabkommens über ein Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung der Zurverfügungstellung einer Anwendung für die Verwaltung der elektronischen Überwachung und die Materiallieferung in Bezug auf die elektronische Überwachung (gemeinsamer Auftrag mit der Flämischen Gemeinschaft als öffentlicher Auftraggeber);

Die Regierung genehmigt das besondere Lastenheft WVG/DEP/JH/VCET/2016/1 bezüglich des Rahmenabkommens über ein Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung der Zurverfügungstellung einer Anwendung für die Verwaltung der elektronischen Überwachung und die Materiallieferung in Bezug auf die elektronische Überwachung;

Die Regierung gibt Herrn Norbert HEUKEMES, Generalsekretär des Ministeriums der Deutschsprachigen Gemeinschaft,  Delegation zur Ausübung aller Entscheidungsaufgaben bezüglich der Erteilung und der Ausführung des Auftrages;

Der Minister für Familie, Gesundheit und Soziales ist mit der Durchführung des vorliegenden Beschlusses beauftragt.

2. Erläuterungen:

Seit dem 1. Juli 2014 sind die Gemeinschaften im Rahmen der 6. Staatsreform zuständig für die Organisation und die Verwaltung der elektronischen Überwachung. In der Tat sind diese Kompetenzen weiterhin bis zum 31. Dezember 2014 vom Föderalen Staat ausgeübt worden. Effektiv übernahmen die Gemeinschaften am 1. Januar 2015 die Steuerung der elektronischen Überwachung, nachdem die finanziellen Mittel, die Logistik sowie das Personal übertragen wurde. Für die Befugnis der elektronischen Überwachung wurde der Deutschsprachigen Gemeinschaft kein Personal übertragen.

Durch den Abschluss des Kooperationsabkommens vom 10. Dezember 2014 einigten sich die Gemeinschaften über die gemeinsame Verwaltung der elektronischen Überwachung, dem durch Dekret der Deutschsprachigen Gemeinschaft vom 26. Januar 2015 (B.S.B. vom 17. März 2015) zugestimmt wurde. In diesem Kooperationsabkommen vereinbarten die Gemeinschaften ihre Befugnisse auf koordinierte Weise auszuüben. Dies insbesondere anhand einer Schaffung eines Mehrwerts durch die logistische und technische Zusammenarbeit, unter anderem für den Kauf oder die Miete und die Verwaltung des integrierten elektronischen Überwachungssystems und der IKT.

In diesem Rahmen schlossen der Föderalstaat und die Gemeinschaften am 19. Dezember 2014 ein Vereinbarungsprotokoll ab (Anlage 1), indem:

einerseits, die Gemeinschaften den Föderalstaat ersetzen und entschieden haben den laufenden öffentlichenAuftrag (= Auftrag A, ursprünglich föderal) über die Lieferung, die Installation und die Inbetriebnahme eines Kontrollsystems für die elektronische Überwachung von Straftätern mittels eines Zusatzvertrags n°1 (Anlage 2) bis zum 30. September 2015 zu verlängern ;

andererseits, die Gemeinschaften entschlossen haben gemeinsam ein Lastenheft für eine Ausschreibung für einen neuen Vertrag  (= Auftrag B) für die Zurverfügungstellung einer Anwendung für die Verwaltung der elektronischen Überwachung und die Materiallieferung in Bezug auf die elektronische Überwachung zu veröffentlichen.

In beiden oben genannten Fällen agiert die Flämische Gemeinschaft als öffentlicher Auftraggeber.

Am 6. Februar 2015 ist, anhand einer öffentlichen Bekanntmachung via einer Publikation in der offiziellen Zeitung der europäischen Union und dem Anzeiger der öffentlichen Ausschreibungen, der neue öffentliche Auftrag (= Auftrag B) in die Wege geleitet worden.

Zum Zeitpunkt der Eröffnung datiert auf den 4. Mai 2015 reichten vier Firmen ihr Angebot ein:

3M Belgium PGmbH (Belgien);

BUDDI Ltd. (Großbritannien);

SUPERCOM Ltd. (Israël);

und eine momentane Vereinigung zwischenG4S Secure Monitoring SA (Belgien), G4S Secure Solutions SA (Belgien) und G4S Monitoring Technologies Ltd. (Großbritannien).

Die Analyse der Angebote stellte sich als schwerwiegend und komplex heraus. Dies begründet sich zum einen auf die Komplexität und den hohen Technisierungsgrad des Materials, wodurch die Analyse und die Überprüfung der Angebote anhand eines parallelen öffentlichen Auftrages an einen externen Berater anvertraut werden musste.

Um zusätzliche exakte Informationen zu erhalten mussten die teilnehmenden Anbieter, in einer ersten Phase der Analyse (qualitatives Auswahlverfahren) mehrfach befragt werden. Drei Angebote wurden in dieser ersten Phase abgelehnt und zwar folgende Angebote:

3M Belgium PGmbH hat Subunternehmer beauftragt, um einige Auswahlkriterien zu erfüllen. Die Verpflichtungserklärung einer dieser Subunternehmer wurde jedoch von einer Person unterschrieben, die nicht berechtigt ist solch einen Subunternehmer wirksam zu verpflichten. Dies hatte zur Folge, dass die Verpflichtung als ungültig erklärt wurde, sodass der Subunternehmen nicht mehr berücksichtig wurde, wodurch das Auswahlkriterium nicht mehr erfüllt werden konnte;

BUDDI Ltd. verfehlte eindeutig die angefragte finanzielle Fähigkeit;

die momentane Vereinigung G4S wovon ein Mitglied (G4S Secure Solutions SA) schwerwiegende steuerliche Schulden zum Zeitpunkt des Beginns der Ausschreibung hatte, konnte nur unzureichende Schuldenforderungen gegenüber den öffentlichen Einrichtungen belegen um seine eigenen Schulden zu decken.

In einer zweiten Phase der Analyse (Ordnungsmäßigkeit der Angebote) wurde das weiterhin verbleibende Angebot als formal ordnungsmäßig, aber das Material als unregelmäßig eingestuft. Die Tests, die durch den externen Berater durchgeführt wurden ergaben, dass das von SUPERCOM Ltd. angebotene Material in technischer Hinsicht nicht den Anforderungen entspricht und dies vor allem bezüglich der Verfolgung des Beschuldigten via GPS. Es sollte jedoch betont werden, dass das vorgeschlagene Material dieser Firma ansonsten guter Qualität ist und zu einem wettbewerbsfähigen Preis angeboten wird.

Folglich bleibt nichts anderes übrig als diesen Angebotsaufruf (= Auftrag B) ohne Auftragnehmer abzuschließen. Die Flämische Gemeinschaft hat eine begründete Entscheidung dahingehend erstellt (Anlage 3).

In Folge dessen, wurde vorgeschlagen mit einer einzigen Firma ein neues Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung zu starten (= Auftrag C), die das qualitative Auswahlverfahren bestanden hat. Dies entsprechend der Bestimmungen des Artikel 26, §1, 1°, e des Gesetzes vom 15. Juni 2006 über öffentliche Aufträge. Demzufolge kann ein neues Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung stattfinden, wenn „im Rahmen [eines offenen oder nicht offenen Verfahrens] oder eines wettbewerblichen Dialogs keine ordnungsgemäßen Angebote oder nur unannehmbare Angebote abgegeben worden sind, insofern der öffentliche Auftraggeber alle Bieter anspricht, die den Anforderungen im Bereich qualitative Auswahl genügen und beim ersten Verfahren ein formal ordnungsgemäßes Angebot eingereicht haben, und insofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht grundlegend geändert werden.“

Diese Lösung beinhaltet einen doppelten Vorteil:

Umgehung eines neuen klassischen und öffentlichen Ausschreibungsverfahrens, das seine Grenzen für diesen komplexen Markt gezeigt hat und dessen Abschluss unvermeidbar auf ein Jahr hinausgezögert würde;

Schnell mit einem einzigen Lieferanten verhandeln zu können, dessen Material guter Qualität ist, außer nur die elektronische Fußfesselmit GPS, und wovon die Preise wettbewerbsfähig sind.

Das besondere Lastenheft, das ursprünglich den Angebotsaufrufen diente wurde leicht abgeändert um es dem Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung zu entsprechen. In technischer Hinsicht wurde das Lastenheft leicht retuschiert (Anlage 4), da die o.g. gesetzlichen Bestimmungen zur Nutzung des Verhandlungsverfahrens ohne Ausschreibung eine wesentliche Abänderung dieser Punkte ausschließt.

Wegen der Änderung des Verfahrens und der Anpassung des besonderen Lastenheftes, möchte die Verwaltung der Flämischen Gemeinschaft ein neues Vereinbarungsprotokoll als Rahmenbedingung zu diesem öffentlichen Auftrag von den Regierungen der drei Gemeinschaften für gültig erklären lassen (Anlage 5).

Wegen der absoluten Notwendigkeit, die Kontinuität der Dienstleistungen der elektronischen Überwachung in der Strafausführungskette zu gewährleisten, bestand bisher keine andere Wahl als den weiterhin laufenden Vertrag (= Auftrag A) zu verlängern.

Im Rahmen des Vereinbarungsprotokolls zwischen Föderalstaat und Gemeinschaften vom 19. Dezember 2014 wurde dieser Vertrag einmal bis zum 30. September 2015 über einen Zusatzvertrag n°1 verlängert.

Dieser Auftrag wurde ein zweites Mal verlängert bis zum 1. Mai 2016 durch einen Zusatzvertrag n°2 (Anlage 6), da die Analyse der erhaltenen Angebote im Rahmen des Angebotsaufrufs (= Auftrag B) sich hinauszögerte.

Als deutlich wurde, dass der eröffnete Angebotsaufruf (= Auftrag B) ohne Auftragnehmer geschlossen wird und ein Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung (= Auftrag C) gestartet wird, wurde ein dritter Zusatzvertrag n°3 aufgesetzt, der darin besteht den jetzigen laufenden Vertrag (= Auftrag A) zu verlängern bis zur Umsetzungsphase des neuen Vertrags (festgesetzt im Sonderlastenhaft auf 3 Monate nach Zuteilung des Auftrags) (= Auftrag C).

Die Zusatzklausel n°3 wurde bereits mit den gleichen Bedingungen mit der Firma 3M Electronic Monitoring Ltd unterschrieben (Anlage 7).

Das Ziel ist jedoch das neue Verhandlungsverfahren (= Auftrag C) für den 28. Juni 2016 abzuschließen. Der Zusatzvertrag würde somit am 26.09.2016 abgeschlossen sein.

Es ist unbedingt erforderlich die Verlängerung des laufenden Auftrages für die Dauer des Verhandlungsverfahrens ohne Bekanntmachung, mit einem gewissen Handlungsspielraum um eventuelle unvorhersehbare Ereignisse abzudecken, in einem Mal abzuschließen. Dies begründet darauf, dass der aktuelle Lieferant die Firma 3M Electronic Monitoring Ltd ist, die der Subunternehmer von 3M Belgium SPRL des eröffneten Angebotsaufrufs (= Auftrag B) ist. Daher wird die Firma über ihren Ausschluss des offenen Angebotsaufrufs bei dessen Abschluss informiert und sie hätte eine eventuelle Verlängerung des laufenden Auftrages verweigern können oder versuchen können unvorteilhafte Bedingungen aufzuerlegen, wenn das laufende Verfahren Monat für Monat verlängert wird.

3. Finanzielle Auswirkungen:

In Bezug auf den Haushalt hat die Verfahrensänderung keine Auswirkung, da die Kosten des Materials und des Verwaltungssystems der elektronischen Überwachung im Haushalt 2016 vorgesehen sind.

Solange der neue Auftrag (= Auftrag C) nicht vergeben ist, wird die Deutschsprachige Gemeinschaft im Rahmen des Vereinbarungsprotokolls vom 16. Dezember 2015 zwischen der Französischen Gemeinschaft und der Deutschsprachigen Gemeinschaft über die Justizhäuser und das Zentrum für elektronische Überwachung die Dienstleistung in Form von Pauschalbeträgen pro Strafgefangenen auszahlen. Konkret bedeutet dies, dass die Kosten die im Rahmen des Vertrags mit der noch jetzigen Firma 3M entstehen, im Pauschalbetrag für die Beanspruchung der Dienste der Französischen Gemeinschaft für die Durchführung und die Weiterverfolgung der elektronischen Überwachung in Höhe von 16 Euro/Person/Tag berechnet werden.

Ab neuer Auftrag (=Auftrag C) sind im Haushalt 2016 im OB 50 Pr. 18 ZW 12.11 vom Gesamtbetrag in Höhe von 175.000 Euro, 16.900 Euro für die Lieferung, die Installation und die Inbetriebnahme eines Kontrollsystems für die elektronische Überwachung von Straftätern vorgesehen.

Unter anderem wird dementsprechend der Pauschalbetrag von 16 Euro/Person/Tag angepasst.

4. Gutachten:

Das Gutachten des Finanzinspektors liegt vor.

Das Einverständnis des für den Haushalt zuständigen Ministers wird angefragt.

5. Rechtsgrundlage:

Gesetz vom 15. Juni 2006 über öffentliche Aufträge und bestimmte Bau‑, Liefer‑ und Dienstleistungsaufträge.

Gesetz vom 17. Juni 2013 über die Begründung, die Unterrichtung und die Rechtsmittel im Bereich der öffentlichen Aufträge und bestimmter Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge.

Königlicher Erlass vom 15. Juli 2011 über die Vergabe öffentlicher Aufträge in den klassischen Bereichen.