Sitzung vom 28. Januar 2016

Verfahrensanweisung zur Reservierung und Nutzung des Europasaals und des Foyers Lüttich

1. Beschlussfassung:

Die Regierung genehmigt die Verfahrensanweisung zur Reservierung und Nutzung des Europasaals und des Foyers Lüttich.

Der Ministerpräsident wird mit der Durchführung des vorliegenden Beschlusses beauftragt.

2. Erläuterungen:

Die Räumlichkeiten der Regierung und des Ministeriums der DG dienen einer Vielzahl an internen und externen Versammlungen und Veranstaltungen.

Aus den Statistiken des Raum-Reservierungsprogramms des hauswirtschaftlichen Dienstes des Ministeriums ist ersichtlich, dass alleine 2015 insgesamt 4.112 Versammlungen und Veranstaltungen in den Räumlichkeiten der Regierung und des Ministeriums stattfanden, an denen 33.673 Personen teilnahmen.

Die bisher gültige Verfahrensanweisung zur Nutzung der Räumlichkeiten stammte aus dem Jahre 2005 und bedurfte einer Aktualisierung der allgemeinen Nutzungsgebühren, einer Harmonisierung der Nutzungsbedingungen (Gospertstraße 1/Gospertstraße 42) und einer Präzisierung der Verantwortungs- und Aufsichtsauflagen bei Veranstaltungen externer Nutzer.

Die zur Genehmigung durch die Regierung vorliegende Aktualisierung der Verfahrens­anweisung geschieht auf Anregung des hauswirtschaftlichen Dienstes des Ministeriums und wurde maßgeblich durch dessen Leitung vorbereitet.

Zur grundsätzlichen Philosophie der Nutzung der Räumlichkeiten hält die Verfahrens­anweisung fest:

"Die Räumlichkeiten sind in erster Linie Arbeitsräume des Ministeriums und der Regierung der DG. In diesem Sinne stehen sie zunächst und vor allem den Verantwortlichen und Mitarbeitern des Ministeriums und der Regierung der DG zur Verfügung. Die Räume können auch anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Dabei muss immer gewährleistet sein, dass der normale Arbeitsablauf des Ministeriums und der Regierung weder durch die Belegung noch durch die Art der Nutzung beeinträchtigt wird." (Verfahrensanweisung 8.4., Abschnitt 7.1.).

3. Finanzielle Auswirkungen:

Aus der Aktualisierung der Verfahrensanweisung 8.4. zur Reservierung und Nutzung des Europasaals und des Foyers Lüttich ergeben sich für den hauswirtschaftlichen Dienst des Ministeriums keine Mehrausgaben.

Relativ zu den Erfahrungen des Haushaltsjahres 2015, das Einnahmen des hauswirt­schaftlichen Dienstes in Höhe von 6.093,50 € durch gebührenpflichtige Veranstaltungen externer Nutzer verzeichnete, sind bei konstanter Auslastung der Räumlichkeiten 2016 durch die Erhöhung der Grundgebühr des Europasaals Mehreinnahmen in Höhe von zirka 3.000,00 € zu erwarten. Ungeachtet dieser Mehreinnahmen praktiziert die neue Gebührenordnung weiterhin betont soziale Tarife im Falle externer Nutzer.

4. Gutachten:

Der Entwurf der Verfahrensanweisung, der von der Leitung des hauswirtschaftlichen Dienstes des Ministeriums vorbereitet wurde, erfuhr durch den Direktionsrat des Ministeriums in seiner Sitzung vom 14. Dezember 2015 ein positives Gutachten (Tagesordnungspunkt 3.3.).

5. Rechtsgrundlage:

Dekret vom 25. Mai 2009 über die Haushaltsordnung der Deutschsprachigen Gemeinschaft, insbesondere Artikel 34 (Kosten- und Leistungsrechnung)